采购最终的目的就是在贩卖获利，所以采购是否有绩效，最终的表现就显示在数据上，而数据是很现实的，没有达到既定的目标，效率就会被判定为“差”。因此，在采购的数据管理上，现提出几种管理数据做为分析判断的工具：

　　进销存的数据资料掌握

　　要能明确算出每个部门、每个中分类、每月的进销存数据，而利用POS系统及EOS系统较能很快掌握公司的销售资料及进货资料。换言之，如能以较科学的方式来获取进销存的资料，就能给经营带来大的助益。

　　分类的构成比分析

　　管理一个公司的商品，不能只知道全店的营业额和利益，也不能只顾及部门的营业额及利益。例如：不但要知道饮料类这个中分类的营业额及利益是多少，对于它所占的构成比也要了解，才能知道销售的弱点在哪里以及如何加以改善。

　　毛利率分析

　　毛利率=毛利率÷营业额×100每一个分类都要将毛利率计算出来，了解哪一个分类的获利能力好，哪一个分类的获利能力差，从而调整商品结构或强化弱的分类。

　　商品回转率分析

　　商品回转率=营业额÷初期存货+期末存货÷2×100商品回转天数=365（天）÷年商品回转率超级市场的经营决窍之一，就在求取快速的商品回转率，所以对于每一分类的回转率须予以计算出来，回转率愈快愈好。因回转率愈快，商品鲜度愈佳，资金回收速度也快；如此形成一个良性的循环，经营才会杰出。一般来说，超级市场的回转次数，一年应保持在20至22次以上才合乎标准，经营者可以检查一下自己公司的回转次数，是否在标准之内？

　　采购部门是超市创造业绩的部门，所以如果没有完备的采购组织存在，超市根本不可能存在，更不用说想赚钱了，因此超市在谈利润的第一步就是要先组织一支战斗力强的采购队伍，严密把守住货物进出的第一关，才有可能使超市真正立于不败之地。

　　一般而言，采购组织可分为分权式采购组织及集权式采购组织两类，这两类组织模式各有利弊，业者可视个人的规模、目标选定适合自己的模式。